Administrationsomkostninger

Administration cost - needed but keep it low

Administrationsomkostninger er lidt populært sagt omkostninger til “kontorarbejdet” i virksomheden.

Omkostningerne går til forskellige aktiviteter, der understøtter produktion og leverance af virksomhedens produkter eller ydelser. De regnes ikke med i produktionsomkostningerne (OPEX), da de ikke direkte bidrager til produktionen. Eksempler på administrationsomkostninger er IT-udgifter, abonnementer på tidsskrifter, software o.lign., konsulentydelser som advokater og revisorer.

Hvordan analyseres administrationsomkostninger?

En typisk tilgang er at vurdere omkostningerne periodisk (årligt, kvartalsvist). De ændrer sig sjældent voldsomt fra måned til måned.

Så vurderer man om der er poster, der er steget mere end forventet/ønsket, eller om væsentlige funktioner er skåret væk.

En anden metode kan være sammenligne med andre tilsvarende virksomheder ud fra størrelse og branche. Dermed får man et godt indtryk af om ens egne omkostninger er høje eller lave.

Især i nogle brancher opgør man administrationsomkostninger i forhold til omsætningen. Dermed kan man også sammenligne mellem virksomheder af forskellig størrelse. En mindre virksomhed kan let have en højere sats end en stor. Det skyldes at prisen sjældent er fuldt variabel.

Overvej følgende for at analysere årsagen til en høj værdi:

  • Er der abonnementer, som ingen bruger? Eller til støtte for funktioner / systemer vi ikke længere bruger?
  • Forsikrer vi ting, ansvar eller personer, der ikke længere findes i virksomheden? Reflekterer summerne tingenes reelle værdi?
  • Bruger vi konsulenter til opgaver, som egne medarbejdere kunne udføre lige så godt?

Hvordan kan man optimere administrationsomkostninger?

Målet er at holde administrationsomkostningerne på lavest mulige niveau, hvor den nødvendige støtte til virksomhedens drift stadig fungerer. Det handler om at bruge det, der er nødvendigt, hverken mere eller mindre. Man skal derfor passe på med at omkostninger bare fortsætter år efter år, fordi ingen aktivt tager stilling til dem.

En metode som Nulbase-budgettering kan i den sammenhæng give værdifuld indsigt. Meget kort fortalt går det ud på, at man lader som om man fjerner alle omkostninger, og så putter man dem på igen en ad gangen. Hvis man kan forklare, hvad en omkostning bruges til tages den med igen. Hvis ingen kan fortælle hvorfor en omkostning skal med, fjernes den. Resultatet er at man kommer af med unødvendige omkostninger.

Vær ikke bange for at fjerne fx abonnementer – de kan normalt gentegnes. Nogle gange er det den eneste måde at finde ud af om de faktisk bruges til noget. Bruges de vil nogen formentlig brokke sig over det.

Synonyms

  • Overhead

Referencer

Drevet af BetterDocs