Databehandleraftale

1 Baggrund for databehandleraftalen

  1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
  2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.
  3. Databehandleren behandler udelukkende personoplysninger til formål, der er nødvendige for den Dataansvarliges brug af Decision Beacon løsningen.
  4. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
  5. Til denne aftale hører 2 bilag (A,B). Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen.
  6. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
  7. Databehandleraftalens Bilag B indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
  8. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

2 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

  1. Den dataansvarlige har over for omverdenen (herunder den registrerede) som udgangspunkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.
  2. Den dataansvarlige skal ved brug af Decision Beacon ikke behandle følsomme oplysninger, medmindre dette er specificeret i bilag A. Den dataansvarlige skal have en opdateret liste over de kategorier af personoplysninger, som denne behandler, i det omfang sådan behandling afviger fra de kategorier af oplysninger som fremgår af Bilag A.
  3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage (herunder til underdatabehandlere som databehandleren anvender).

3 Databehandleren handler efter instruks

  1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.
  2. Ved indgåelse af “Vilkår og betingelser”, instruerer den dataansvarlige databehandleren i at behandle personoplysninger på følgende måder:
    1. I overensstemmelse med gældende lovgivning.
    2. At opfylde sine forpligtelser i henhold til den dataansvarlige normale brug af Decision Beacon, som yderligere specificeret ved den dataansvarliges normale brug af Decision Beacon.
    3. Som beskrevet i denne aftale.
  3. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

4 Fortrolighed

  1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.
  2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser over for den dataansvarlige.
  3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.
  4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5 Behandlingssikkerhed

  1. Databehandleren iværksætter foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.
  2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og derefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan herunder bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:
    1. Vurdering af Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger som risikoreducerende faktorer.
    2. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester
    3. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
    4. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed
  3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag B.

6 Anvendelse af underdatabehandlere

  1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).
  2. Som en del af driften af Decision Beacon anvender Databehandleren underleverandører (“Underdatabehandlere”). Sådanne Underdatabehandlere kan være tredjepartsleverandører i og uden for EU/EØS. Databehandlerens underleverandører er oplistet i den til enhver tid opdaterede liste over underdatabehandlere, som kan ses på Decision Beacon’s, som er selskabet bag Decision Beacon, hjemmeside. Databehandleren skal sikre sig, at dennes Underdatabehandlere skal overholde tilsvarende forpligtelser og krav, som er beskrevet i Aftalen
  3. Denne Aftale udgør den dataansvarliges forudgående generelle og specifikke skriftlige godkendelse af databehandlerens brug af underdatabehandlere.
  4. Hvis en Underdatabehandler er etableret uden for eller Personoplysninger opbevares uden for EU/EØS giver den Dataansvarlige Databehandleren autorisation til at sikre et tilstrækkeligt grundlag for overførsel af Personoplysninger til tredjeland på vegne af den Dataansvarlige, herunder ved anvendelse af EU Kommissionens Standardkontrakter eller i overensstemmelse med European Commission Standard Contractual Clauses.
  5. Den dataansvarlige orienteres via Decision Beacon’s hjemmeside, såfremt databehandleren udskifter sine underdatabehandlere. Den dataansvarlige har dog kun ret til at protestere imod en ny underdatabehandler, som behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, hvis denne ikke behandler data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. I en sådan situation skal databehandleren demonstrere overensstemmelse ved at give den dataansvarlige adgang til databehandlerens databeskyttelsesvurdering af underdatabehandleren. Hvis der stadig er uenighed om anvendelsen af underdatabehandleren kan den dataansvarlige opsige sit abonnement på Decision Beacon, herunder med et kortere varsel end normalt for at sikre, at den dataansvarliges personoplysninger ikke behandles af den pågældende underdatabehandler.
  6. I tilfælde af databehandlerens konkurs, har den dataansvarlige ret til at indtræde med  databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger som tilhører den dataansvarlige.
  7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.

7 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer

  1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer. Hvis en underdatabehandler er etableret uden for eller personoplysninger opbevares uden for EU/EØS giver den dataansvarlige databehandleren via denne aftale autorisation til at sikre et tilstrækkeligt grundlag for overførsel af personoplysninger til tredjeland på vegne af den dataansvarlige, herunder ved anvendelse af EU Kommissionens Standardkontrakter eller i overensstemmelse med European Commission Standard Contractual Clauses.
  2. Databehandleren bistår efter regning, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.

    Dette indebærer, at databehandleren efter regning så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

    1. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
    2. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
    3. den registreredes indsigtsret
    4. retten til berigtigelse
    5. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)
    6. retten til begrænsning af behandling
    7. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
    8. retten til dataportabilitet
    9. retten til indsigelse
    10. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering
  3. Databehandleren bistår den dataansvarlige for data behandlet i Decision Beacon med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.

    Dette indebærer, at databehandleren under hensyntagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

    1. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen
    2. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.
    3. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
    4. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
    5. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen
  4. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag B.

8 Underretning om brud på persondatasikkerheden

  1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.

    Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden inden for 72 timer.

  2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren – under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:
    1. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
    2. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
    3. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger

9 Sletning og tilbagelevering af oplysninger

  1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling slettes eller anonymiseres alle personhenførbare personoplysninger som tilhører den dataansvarlige, samt eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

10 Tilsyn og revision

  1. Den dataansvarlige er berettiget til at igangsætte en revision af databehandlerens forpligtelser i henhold til aftalen én gang årligt. Hvis den dataansvarlige er forpligtet hertil efter gældende lovgivning, kan der foretages revision oftere en én gang årligt. Den dataansvarlige skal i forbindelse med anmodning om en revision medsende en detaljeret revisionsplan med en beskrivelse af omfang, varighed og startdato minimum fire uger forud for den foreslåede startdato. Det skal besluttes i fællesskab mellem parterne, hvis en tredjepart skal foretage revisionen. Imidlertid kan den dataansvarlige lade databehandleren bestemme, at revisionen af sikkerhedsårsager skal foretages af en neutral tredjepart efter databehandlerens valg, såfremt der er tale om et behandlingsmiljø hvor flere dataansvarliges data er anvendt.
  2. Hvis det foreslåede omfang for revisionen følger en ISAE, ISO eller lignende certificeringsrapport udført af en kvalificeret tredjeparts revisor inden for de forudgående tolv måneder, og databehandleren bekræfter, at der ikke har været nogen materielle ændringer i de foranstaltninger, som har været under revision, skal den dataansvarlige acceptere denne revision i stedet for at anmode om en ny revision af de foranstaltninger, som allerede er dækket.
  3. Under alle omstændigheder skal revision finde sted i normal kontortid på den relevante facilitet i overensstemmelse med databehandlerens politikker og må ikke på urimelig vis forstyrre databehandlerens sædvanlige kommercielle aktiviteter
  4. Den dataansvarlige er ansvarlig for alle omkostninger i forbindelse med anmodningen om revision. databehandlerens assistance i forbindelse hermed, som overskrider den almindelige service som databehandleren skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes særskilt.

11 Parternes aftaler om andre forhold

  1. En eventuel (særlig) regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af databehandleraftalen vil fremgår af parternes ”Vilkår og betingelser”.
  2. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af parternes ”Vilkår og betingelser”.

12 Ikrafttræden og ophør

  1. Denne aftale træder i kraft ved begge parters accept af “Vilkår og betingelser”.
  2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil.
  3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i forbindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af parternes ”hovedaftale”.
  4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelsesvarsel, som fremgår af ”Vilkår og betingelser”.
  5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”Vilkår og betingelser” og/eller databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning eller anonymisering  hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

Bilag A: Oplysninger om behandlingen

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:

At den dataansvarlige kan anvende rapporteringsløsningen ”Decision Beacon”, som ejes og administreres af databehandleren, til at indsamle og behandle oplysninger om den dataansvarlige virksomheds kunder, leverandører og samarbejdspartnere samt oplysninger skabt af den dataansvarliges forretningsprocesser og interne stamdata.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):

At databehandleren stiller rapporteringsløsningen ”Decision Beacon” til rådighed for den dataansvarlige virksomhed defineret som Kunden i “Vilkår og betingelser”.

Behandlingen kan omfatte følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

  • Navn, e-mailadresse, telefonnummer, cpr-nummer, fødselsdato, adresse, betalingsoplysninger, kundenummer, type af kunde, transaktionshistorik.

Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

  • Virksomheden og/eller personer som har eller som har været betalende kunde, kundeemne, medarbejder eller samarbejdspartner med den dataansvarlige virksomhed.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:

  • Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne.

Bilag B: Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

B1 Behandlingens genstand/ instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

  • Der henvises til afsnit 3. Aftalens omfang i “Vilkår og betingelser”.

B2 Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

At der ikke er tale om behandling af en stor mængde personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 om ”særlige kategorier af personoplysninger”, hvorfor der ikke skal etableres et ”højt” sikkerhedsniveau”.

Databehandleren er på den baggrund berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.

B3 Opbevaringsperiode/ sletterutine

Personoplysningerne opbevares hos databehandleren så længe databehandleren behandler personoplysninger til brug for løsningen, Ved ophør af aftalen vil databehandleren slette eller anonymisere alle personoplysninger. Såfremt den dataansvarlige ønsker bistand til returnering af data, fastsættes omkostningerne forbundet hermed af parterne, baseret på timetakst for databehandlers anvendte tid, kompleksiteten af den anmodede proces og det valgte format.

Hvis den dataansvarlige sletter persondata i sit eget system, og dette system sender en slette anmodning til Decision Beacon løsningen, vil en anonymisering af personoplysninger blive gennemført på alle personrelaterede informationer, inklusiv historik for de pågældende persondata.

Hvis den dataansvarlige sletter persondata i sit eget system, og dette system IKKE sender en slette anmodning til Decision Beacon løsningen skal en sletning/Anonymisering ske manuelt.  Omkostningerne forbundet med dette er baseret på timetakst for databehandlers anvendte tid.

B4 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Den Dataansvarlige godkender at data kan placeres på servere hos Google Cloud services i de datacentre der ejes og administreres af Google. Også selv om disse er placeret i tredjeland, så længe Google overholder de gældende GDPR regler.

B5 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren

Den dataansvarlige kan bede databehandleren om én gang årligt for den dataansvarliges regning at indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart angående databehandlerens overholdelse af denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

Der er mellem parterne enighed om, at der kan anvendes følgende typer af revisionserklæringer:

  • Uafhængig revisors ISAE 3000-erklæring med sikkerhed om informationssikkerhed og foranstaltninger i henhold til denne databehandleraftale.

Revisionserklæringen gøres tilgængelig overfor den dataansvarlige snarest muligt efter indhentelsen.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor.

Den dataansvarlige og databehandlerens eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.

B6 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere

Databehandleren indhenter på anfordring en revisionserklæring fra underdatabehandleren som sikre  overholdelse af denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

Revisionserklæringen gøres tilgængelig overfor den dataansvarlige snarest muligt efter indhentelsen.

Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har derudover adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos underdatabehandleren, når der efter databehandlerens (eller den dataansvarliges) vurdering opstår et behov herfor.

Dokumentation for de afholdte tilsyn sendes snarest muligt til orientering hos den dataansvarlige.

Den dataansvarlige kan – hvis det findes nødvendigt – vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, såfremt den dataansvarlige vurderer, at databehandlerens tilsyn med underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med denne databehandleraftale.

Den dataansvarliges eventuelle deltagelse i et tilsyn hos underdatabehandleren ændrer ikke ved, at databehandleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelseslovgivningen og denne databehandleraftale.”

Den dataansvarlige, databehandlerens og underdatabehandlere eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige.